Your ERP Partner in Vietnam | General Solutions Co., Ltd

Tái thiết quy trình chuỗi cung ứng tại Việt Nam: lưu ý cần thiết

tái thiết quy trình chuổi cung ứng Công ty bạn đang hoạt động tốt, tăng trưởng liên tục trong nhiều năm liền. Nhưng rồi một ngày bạn bỗng nhận ra các phòng ban không có liên kết mật thiết với nhau, tồn kho cao mà dịch vụ khách hàng vẫn thấp, con số dự báo không còn đáng tin cậy nữa, chi phí chuỗi cung ứng ngày càng leo thang, tăng trưởng chững lại và thị phần bắt đầu rớt xuống mặc dù đã đổ rất nhiều tiền vào quảng cáo và tiếp thị.

Nếu bạn gặp những vấn đề như thế thì có nghĩa là bạn cần nghĩ đến việc tái thiết lại hệ thống quy trình vận hành chuỗi cung ứng (Supply Chain Process Reengineering – SCPR).  Vậy SCPR là gì? Nếu muốn triển khai phải bắt đầu ra sao? Cần chú ý gì trong quá trình triển khai?

SCPR là gì?

Cũng giống như khi còn nhỏ bạn đi một chiếc xe đạp nhỏ xinh, chiếc xe đó phù hợp với bạn, giúp bạn đạt được mục đích là đến trường mỗi ngày. Khi trưởng thành chiếc xe bé nhỏ ấy không còn phù hợp với bạn nữa, bạn cần có một chiếc xe đạp lớn hơn, hoặc một chiếc xe máy, giúp bạn có thể chở được bạn gái đi chơi, giúp bạn đi nhanh hơn, xa hơn … SCPR là quá trình đổi mới toàn diện và sâu sắc toàn bộ hệ thống quy trình vận hành chuỗi cung ứng. Nó bao gồm việc loại bỏ các quy trình cũ đã lỗi thời không còn phù hợp với thực tiễn, mục tiêu kinh doanh mới của công ty và xây dựng một hệ thống quy trình mới phù hợp hơn, hiệu quả hơn.

Khái niệm về SCPR gắn liền với khái niệm tái thiết quy trình kinh doanh (Business Process Re-enginering – BPR), hay nói đúng hơn SCPR là một phần quan trọng của BPR.

BPR xuất hiện trong một bài viết của Michael Hammer, giáo sư Khoa Học Máy Tính của học viện MIT, được đăng trên tạp chí Harvard Business Review năm 1991. Quan điểm của Hammer là cách tư duy và tổ chức công việc của các doanh nghiệp thời đó đã không còn phù hợp với những đòi hỏi thực tiễn. Các cải tiến phần lớn dựa trên cách tư duy và làm việc cũ do đó chưa đem lại những cải thiện rõ rệt.

Tệ hơn nữa, nó còn tạo ra nhiều sự chồng chéo, phân mảnh công việc. Hammer cho rằng cần có một cuộc cách mạng để tạo ra sự thay đổi nền tảng lý thuyết tổ chức doanh nghiệp và từ đó BPR bắt đầu được nhắc tới.

Triển khai SCPR

Nhiều người ví von: cải tiến liên tục là các cuộc tiểu phẫu, còn tái thiết là một cuộc đại phẫu. Với tư tưởng đó, khi tái thiết hệ thống quy trình mới, người thiết kế không dựa trên các quy trình hiện tại mà phải nhìn vào tương lai, luôn tự hỏi: Các cổ đông của công ty muốn gì? Khách hàng mong muốn gì? Nhân viên công ty muốn gì? Các thực hành tốt nhất hiện tại là gì? Chúng ta có thể làm gì với công nghệ mới?

Tóm lược quy trình triển khai SCPR bao gồm năm giai đoạn. Giai đoạn đầu là giai đoạn xác định phạm vi và mục tiêu của dự án. Giai đoạn tiếp theo là giai đoạn tìm hiểu “bức tranh” quy trình hiện tại. Đối tượng để tìm hiểu và đánh giá quy trình không những là nhân viên công ty, những người thực thi quy trình mà còn là khách hàng, các nhà cung cấp, các đối tác khác trong chuỗi cung ứng. Sau khi đã nắm bắt được bối cảnh hiện tại, bước tiếp theo là bước thiết kế quy trình mới.

Chú ý hệ thống quy trình mới là để phục vụ cho tương lai vì thế cần phải nắm rõ yêu cầu tương lai của khách hàng và của thị trường. Người thiết kế quy trình cũng cần phải tham khảo các thực hành tốt nhất (best-practice), các quy trình tốt nhất hiện đang được áp dụng (best-in-class). Sau khi đã có hệ thống quy trình mới, tiếp theo là lên kế hoạch các công việc cần thực thi, trình tự thực hiện, thời gian và nhân lực yêu cầu. Cuối cùng là giai đoạn bắt tay vào triển khai.

Các giai đoạn triển khai SCPR


Triển khai SCPR không còn là một vấn đề mới mẻ đối với các doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là các tập đoàn lớn. Không cần nhìn đâu xa, bản thân các công ty đa quốc gia có mặt ở Việt Nam như P&G, Unilever, BAT, Nestlé… đều đã nhiều lần tái thiết lại quy trình chuỗi cung ứng của họ. Việc tái thiết lại quy trình chuỗi cung ứng mang lại lợi ích rất lớn cho các doanh nghiệp. Theo thống kê thì tái thiết quy trình giúp tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp từ 10 đến 15%.

Xin lấy một ví dụ cụ thể ở Việt Nam. Khi mới thành lập doanh số của Unilever Việt Nam là khoảng 30 triệu đô la Mỹ, đến năm 2004 thì doanh số đã lên tới 250 triệu đô la Mỹ.  Mặc dù tăng trưởng liên tục nhiều năm liền, nhưng Unilever Việt Nam đã ý thức được việc cần phải thay đổi để duy trì tăng trưởng, nâng cao lợi nhuận, đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng, giữ vững vị trí cạnh tranh, quan trọng hơn nữa là xây dựng một văn hóa công ty làm việc chuyên nghiệp, theo quy trình, vì các mục tiêu kinh doanh chung, phục vụ người tiêu dùng và có trách nhiệm với cộng đồng.

Năm 2005, công ty đã làm một cuộc đại phẫu, thay đổi hoàn toàn hệ thống quy trình chuỗi cung ứng và các quy trình có liên kết mật thiết với quy trình chuỗi cung ứng, gồm quy trình hoạch định khuyến mại, tung và tái tung sản phẩm. Hệ thống quy trình mới của Unilever Việt Nam tại thời điểm triển khai được coi là “best-in-class” và nó đã thực sự đưa Unilever Việt Nam lên một tầm cao mới. Sau một năm áp dụng, tồn kho của công ty giảm xuống 6 ngày trong khi chỉ số dịch vụ khách hàng tăng thêm 10%.

Công ty tiếp tục tăng trưởng với tốc độ trên 20%/năm, ước tính đến cuối năm 2009 doanh số của Unilever Việt Nam sẽ đạt trên 600 triệu đô la Mỹ. Không chỉ tăng trưởng, các ngành hàng chủ lực của Unilever như bột giặt, vệ sinh răng miệng, dầu gội luôn giữ vững vị trí thống lĩnh thị trường. Không dừng lại, sắp tới đây Unilever sẽ lại một lần nữa xem xét lại hệ thống quy trình của mình.

Các lưu ý trong quá trình triển khai

Biết là cần thiết, biết là có lợi nhưng liệu các doanh nghiệp Việt Nam có làm được? Câu trả lời xin nhường lại cho bạn đọc. Chỉ xin đưa ra một gợi mở là, nếu bạn không có nhân lực để tự thực thi dự án, thì bạn có thể nhờ đến tư vấn.

Các hãng tư vấn lớn như Boston Consulting Group, McKinsey & Company, Accenture, Delloite, KPMG…đều cung cấp dịch vụ tư vấn về SCPR. Hiện nay trong nước cũng đã bắt đầu xuất hiện các công ty tư vấn về quản trị chuỗi cung ứng. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp mà lựa chọn đối tác tư vấn cho phù hợp. Dù thuê ngoài hay tự triển khai bạn cũng cần lưu ý đến những điểm sau:

1.Khởi đầu từ nhận thức của lãnh đạo

SCPR là một dự án thay đổi toàn diện, xuyên suốt các phòng ban chức năng, xuyên suốt cả các mắt xích của chuỗi cung ứng nằm ngoài phạm vi doanh nghiệp. Muốn triển khai thành công, dự án phải nhận được sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao nhất.

2. Lấy khách hàng làm tâm điểm

Khách hàng chính là người mang đến lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vì thế mọi nỗ lực cải tổ của doanh nghiệp cần lấy khách hàng, hay tốt hơn nữa là khách hàng cuối, trung tâm tạo ra sự thay đổi. Cần nắm bắt yêu cầu của khách hàng ở thời điểm hiện tại cũng như xu hướng trong tương lai, từ đó xây dựng một hệ thống quy trình chuỗi cung ứng vừa đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu trước mắt, vừa có khả năng theo kịp những yêu cầu của khách hàng trong tương lai.

3. Đồng sức đồng lòng

Các quy trình chuỗi cung ứng không đứng riêng biệt mà luôn gắn kết với các quy trình của các bộ phận khác trong và ngoài doanh nghiệp, vì thế dự án SCPR không thể coi là dự án của riêng bộ phận chuỗi cung ứng mà nó phải là dự án của cả doanh nghiệp. Các bộ phận tham gia dự án phải là các thành viên đến từ các phòng ban chủ chốt khác nhau như IT, nhân sự, bán hàng, marketing, tài chính... Ngoài ra, có thể có sự tham gia của các đối tác và sự hiện diện của các nhà tư vấn.

4. Thay đổi chủ yếu từ bạn, không phải từ tư vấn

Có nhiều người cho rằng, bỏ tiền ra thuê tư vấn đồng nghĩa với việc có thể phó mặc mọi công việc cho tư vấn. Điều đó là không đúng, đặc biệt là đối với dự án SCPR. Hơn ai hết, bạn chính là người hiểu rõ doanh nghiệp và hiểu khách hàng của mình đang thực sự trông đợi điều gì, cũng như bản thân bạn đang mong muốn gì ở tương lai. Cái mà bạn thiếu chính là các hoạt náo viên, các chủ trò dẫn bạn qua các bước cần thiết để thực hiện dự án cải tổ - đó chính là nguyên nhân bạn cần đến các nhà tư vấn.

5. SCOR – là bộ cẩm nang giúp bạn tái thiết quy trình chuỗi cung ứng

SCOR sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực để bạn xây lên hệ thống quy trình mới. Cũng giống như xây một ngôi nhà, SCOR giúp bạn từ khâu vẽ phác thảo quy hoạch cảnh quan, bố trí mặt bằng, dựng mặt đứng, 3D, bổ chi tiết và thi công. Trong SCOR, bạn không những dễ dàng tìm thấy các quy trình chuẩn mà còn các thực hành tốt nhất trong ngành của bạn (best-in-class).

6. SCPR không chỉ làm thay đổi quy trình chuỗi cung ứng

SCPR nói riêng và BPR nói chung không chỉ đơn thuần là sự thay đổi về mặt quy trình chuỗi cung ứng, quy trình kinh doanh của công ty, mà còn là sự thay đổi nền tảng trong cung cách làm việc cũng như trong văn hóa công ty. Điều này có được nhờ việc sở hữu một hệ thống quy trình xuyên suốt, sự thống nhất về mục tiêu chung cùng chức năng, nhiệm vụ riêng biệt giữa các phòng ban, phân định rõ ràng chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban trong mỗi một quy trình hay công việc cụ thể.

7. SCPR là sự khởi đầu

Như đã nói ở trên, sau một loạt các cải tiến liên tục, SCPR là sự thay đổi đột biến, là sự ra đời của một hệ thống quy trình mới. Tuy nhiên, chúng ta đang sống trong một môi trường liên tục thay đổi vì thế SCPR có thể là tuyệt vời tại thời điểm thiết kế, nhưng đã không còn là như vậy ở thời điểm chúng ta đưa chúng vào sử dụng (do bối cảnh kinh doanh đã thay đổi).

Cho nên, sau khi triển khai SCPR cần phải liên tục cải tiến quy trình để điều chỉnh cho phù hợp hơn với thực tiễn và sự biến động không ngừng của môi trường kinh doanh. Sau hàng loạt các cải tiến liên tục, rồi đến một lúc nào đó bạn sẽ lại cần đến một dự án SCPR. Đó chính là vòng xoáy trôn ốc của sự phát triển.

(http://gscom.vn - theo supplychaininsight.vn)