Your ERP Partner in Vietnam | General Solutions Co., Ltd

Triển khai ERP (OpenERP) cho các doanh nghiệp Việt Nam

Tiếp cận, và triển khai giải pháp quản lý cho một doanh nghiệp cụ thể là một việc không đơn giản, mỗi một doanh nghiệp sẽ có một mô hình hoạt động, một yêu cầu về giải pháp, và nhất là có một đội ngũ nhân viên mà trình độ, và am hiểu về công việc, cũng như về phần mềm máy tính là hoàn toàn khác nhau và khác với các công ty khác, thậm chí là một công ty cùng ngành nghề với mình.

CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI OpenERP CHO DOANH NGHIỆP VIỆT NAM.

Căn cứ vào các yêu cầu về kế toán tài chính và môi trường làm việc ở Việt Nam cũng như kinh nghiệm triển khai mà GS đã có được trong quá trình cộng tác với tập đoàn phần mềm Tiny và kinh nghiệm thực tế trong triển khai cho các doanh nghiệp ở Việt Nam, chúng tôi đã rút ra các bước triển khai OpenERP ở Việt Nam bao gồm các bước sau:

Phase 1: Business Overview

Phase 2: Design & Training

Phase 3: Go-live & Revolution

GS OpenERP Viet Nam

GS OpenERP Viet Nam

GS OpenERP Viet Nam

Giai đoạn 1:(thường được gọi là Business Overview) bao gồm việc phân tích đánh giá các yêu cầu của doanh nghiệp về quản trị, dựa trên các báo cáo & phân tích của các nhà quản trị, cùng các qui trình hoạt động cụ thể hiện tại của doanh nghiệp.

Trong giai đoạn này, chúng tôi sẽ trình bày cho các nhà quản trị, cá nhân phụ trách chi tiết tính năng của giải pháp OpenERP, để các bạn hiểu rõ về lợi ích cũng như cơ chế vận hành của giải pháp.

Đây là giai đoạn rất quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của dự án - kết thúc giai đoạn này chúng ta sẽ có các thông tin sau đây:

  • Qui trình xử lý nghiệp vụ (workflow): các nhân viên tư vấn triển khai của GS sẽ đề nghị với bạn một qui trình làm việc mới dựa trên nền tảng của qui trình làm việc hiện tại ở doanh nghiệp, và các qui trình làm việc chuẩn của OpenERP. Từ đây, chúng ta sẽ thống nhất một qui trình làm việc tối ưu nhất phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Hệ thống tài khoản: các nhân viên tư vấn triển khai cùng với kế toán trưởng, giám đốc tài chính sẽ cùng nhau thiết kế lại hệ thống tài khoản mới cho doanh nghiệp dựa trên các yêu cầu mới, và hệ thống tài khoản hiện tại của doanh nghiệp - một hệ thống tài khoản tài chính và một hệ thống tài khoản quản trị mới sẽ được thiết lập phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS - Vietnamese Accounting System) đồng thời phù hợp với các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
  • Các thiết lập về hệ thống mã code, công thức trong hệ thống: như qui định mã code mới của khách hàng, của nhà cung cấp, sản phẩm, thiết lập bảng giá, qui đổi đơn vị, công thức lương, thưởng, phụ cấp ...

Đây là khoản thời gian gần như là dài nhất trong các giai đoạn triển khai giải pháp OpenERP. Trong thời gian này, chúng ta đồng thời cũng phải xem xét và thảo luận các vấn đề liên quan tới hệ thống phần cứng hiện tai, nhằm đáp ứng các yêu cầu cơ sở hạ tầng thông tin cho giải pháp OpenERP.

Giai đoạn 2 - giai đoạn triển khai giải pháp, và chạy thử giải pháp
Trong giai đoạn này, chúng tôi tập trung vào việc:

  • Thiết kế lại workflow, tùy chỉnh các form nhập liệu cho phù hợp.
  • Thiết kế các form mẫu cần thiết cho dự án, và triển khai các form mẫu này như: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn đầu ra, ....
  • Huấn luyện, đào tạo, chuyển giao công nghệ cho các nhân viên, quản trị, và trưởng các bộ phận của doanh nghiệp.
  • Chạy thử giải pháp: đây là thời điểm cho giải pháp hoạt động với số liệu thử, và quy trình thật mà hàng ngày nhân viên của doanh nghiệp phải xử lý.
  • Tinh chỉnh giải pháp: đây là khoản thời gian các tư vấn GS sẽ hiệu chỉnh lại toàn hệ thống, cung cấp đầy đủ các báo cáo, form mẫu trong quá trình huấn luyện đào tạo mà trong quá trình chạy thử giải pháp phát sinh, và các yêu cầu mà còn chưa hoàn thành trong phần đầu của giai đoạn này.

Giai đoạn 3 - Giai đoạn đưa vào vận hành thật
Đây là giai đoạn cuối cùng của việc triển khai giải pháp OpenERP cho doanh nghiệp, và bao gồm các công việc sau

  • Chuyển số liệu: chuyển số liệu cut-off, hoặc chuyển toàn bộ số liệu của doanh nghiệp, và cách thức ghi nhận nghiệp vụ hiện tại vào giải pháp OpenERP.
  • Kiểm tra lại toàn bộ hệ thống.
  • Cho giải pháp hoạt động thật với toàn thể nhân sự liên quan.
  • Hỗ trợ kiểm soát số liệu của tháng đầu tiên.
  • Hỗ trợ, bảo hành bảo trì giải pháp.

Lưu ý:
Tùy theo từng yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp mà các giai đoạn, các bước và các công việc trên có thể thay đổi cho phù hợp với phương pháp tiếp cận triển khai của các tư vấn viên của GS.

Thời gian triển khai toàn bộ dự án vào khoảng 2 tháng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ như nhà phân phối với ít hơn 20 nhân viên, khoảng 3-6 tháng với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và đa dạng ngành nghề. Thời gian triển khai có thể lâu hơn tùy thuộc số phân hệ được triển khai, đặc thù ngành nghề cũng như sự phối hợp của các bên.